Dans un objectif de respect du Pacte, diverses mesures portées par la circulaire du 2.4.2009 rel. à la convention sectorielle 2005-2006 – Formation du personnel – Conception du plan de formation (MB 29.10.2009, p. 70560) doivent être respectées.

Cette circulaire (qui ne s'impose qu'aux autorités locales ayant adhéré ou désirant le faire dans le futur), prévoit ce qui suit:

"Vos administrations ont besoin de compétences.

A votre souci de fournir des services de qualité aux citoyens-bénéficiaires/citoyens-utilisateurs viennent s’ajouter la multiplicité et la complexité croissante des matières gérées ainsi que l’introduction progressive de nouveaux modes de gestion et de fonctionnement. Dans ce contexte, alors que vos agents sont demandeurs d’un développement professionnel dynamisé, le développement de leurs compétences est un objectif d’intérêt général.

Bien plus qu’un outil de gestion administrative du personnel, le plan de formation peut devenir un outil de gestion et de développement des compétences, et aussi, indirectement, de motivation du personnel.

Pour que ce plan de formation ait un sens, une cohérence, il devra s’appuyer sur des objectifs collectifs et individuels (description de fonction) préalablement clarifiés et répondre à la stratégie définie par la déclaration de politique locale ou provinciale. Il devra également se fonder sur un système d’évaluation et de communication efficace.

Depuis la mise en œuvre de la circulaire du 27 mai 1994 relative aux principes généraux de la Fonction publique locale et provinciale, une attention de plus en plus importante est consacrée à la gestion des ressources humaines.

Dans ce contexte, il n’est certes pas inutile de rappeler que la préparation, l’adoption, la mise en application et l’évaluation du plan de formation sont essentiellement basés sur la communication entre les différents acteurs concernés par la formation.

Communication avec les agents :

Communication avec les responsables de service :

Communication avec les mandataires : il appartient aux différents conseils concernés d’arrêter les axes stratégiques de la politique de formation et la structure du plan de formation.

Communication avec les ensembliers et les organismes de formation : à ce propos, je vous rappelle que le Conseil régional de la formation est un lieu de concertation des acteurs concernés par la formation du personnel du secteur public local et provincial, une instance d’avis.

Le Conseil régional de la formation n’est ni opérateur, ni centre de formation.

La mission du Conseil définie par le Décret du 6 mai 1999 est de rendre des avis et de formuler à son initiative des recommandations concernant :

Le Conseil est saisi des demandes d’avis par le Gouvernement wallon ou par le Comité des services publics locaux et provinciaux (Comité C sous section Région wallonne).

De manière pratique, le Conseil régional de la formation :

Le Conseil régional de la formation a été désormais institué par le Gouvernement wallon comme interface de la consolidation et de l’animation des besoins de formation, qu’il s’agisse des formations continuées, spécialisées ou relatives aux évolutions de carrière. Corollairement, les provinces, en leur qualité d’ensemblier, ont la mission de constater les besoins de formations et de trouver le moyen d’y répondre par l’intermédiaire de la "plate-forme concertation"du Conseil régional de la formation qui veille à une bonne adéquation entre l’offre et la demande de formation grâce notamment aux récentes conventions entre la Région wallonne et le FOREm, l’Ifapme, l’Enseignement de Promotion sociale (Communauté française) et les Instituts provinciaux de Formation.

Communication avec les organisations syndicales.

La formation est un droit lorsque la demande permet une évolution de carrière ou une promotion. Dès lors, il convient de veiller à ce que les organisations représentatives des travailleurs soient associées dans le cadre de la concertation à l’élaboration des plans de formation.

La présente circulaire a pour but de vous accompagner dans l’élaboration de votre plan de formation.

Vous y trouverez les rubriques suivantes :

  1. Qu’est ce qu’un plan de formation ?
  2. Quelles sont les démarches préalables à son élaboration ?
  3. Comment concevoir un plan de formation ?

 

1) Qu’est-ce qu’un plan de formation ?

Le plan de formation est un planning, un programme, un schéma conducteur, un ensemble d’objectifs et de résultats à atteindre en matière de formation.

C’est un outil pertinent en vue de réaliser une politique spécifique et cohérente. Il oblige les responsables à planifier, dans la durée, la diversité des efforts de formation à réaliser.

Ce programme indique non seulement les besoins actuels de formation mais aussi les besoins futurs, nécessaires et indispensables puisqu’il doit être établi sur une base pluriannuelle (par exemple trois ans).

Il permet donc de définir pour plusieurs années l’ensemble des formations qui seront suivies par chaque agent (statutaire et/ou contractuel).

Le plan de formation s’inscrit dans un processus continu d’évaluation de l’organisation du travail et de développement des performances du personnel, compte tenu des spécificités de chaque entité.

Plusieurs paramètres doivent guider l’autorité dans la planification des formations :

Ce plan global intégrera :

NB. Ces deux dernières formes de formation ne doivent pas être agréées. Le Conseil régional de la formation est toutefois à la disposition des autorités qui souhaitent connaître « le marché des promoteurs potentiels ».

2) Quelles sont les démarches préalables à son élaboration ?

1. Déterminer les besoins en formation du personnel en fonction d’un descriptif de fonctions définissant le rôle de chaque agent dans la structure locale ou provinciale, en intégrant :

2. Sur base des besoins fixés ci-dessus, déterminer le nombre d’agents intéressés par les formations.

3. Recenser les agents quant aux études et aux formations qu’ils ont suivies afin d’établir un état des lieux de leurs connaissances.

4. Sélectionner les besoins prioritaires de formations de l’ensemble du personnel.

5. L’autorité prendra contact avec l’ensemblier provincial qui pourra l’informer des possibilités de formations existant sur le marché ou l’aider à rencontrer ses besoins particuliers.

NB. L’autorité devra prévoir, le cas échéant, dans le statut administratif, des dispositions concernant les dispenses de service et les congés de formation et en informer le personnel.

— Si un nombre important d’agents est concerné par une même formation, pour ne pas déforcer tout un service, il conviendrait de prévoir au statut administratif les critères objectifs de sélection des agents à envoyer prioritairement en formation.

3) Comment structurer le plan de formation ?

L’autorité dirigeante exécute le plan de formation sur proposition du responsable administratif.

Il s’articule autour de 3 pôles : les formations de base (évolutions de carrière et/ou promotions dans le cadre de la RGB, les formations transversales (amélioration de la qualité des services) et les formations spécifiques (à certaines activités).

Il s’établit au travers de l’outil informatique qui sera mis prochainement à votre disposition par le Conseil régional de la formation.

Afin de rencontrer ces objectifs, il conviendrait que l’autorité utilise l’outil susmentionné tel que présenté dans le tableau annexé et qui reprend :

° dépenses directes (formation, syllabus, location de salle...);

° dépenses indirectes (absence des agents au travail suite à un congé de formation ou à une dispense de service, rémunération des personnes qui formeront en interne) NB. Les astérisques * ou ** seront utilisés pour distinguer les coûts réels des coûts estimés;

* le critère « priorité ».

4) Adoption du plan

Dans les différentes structures concernées, le plan de formation ainsi élaboré en collaboration avec le responsable administratif sera soumis à l’approbation de l’autorité dirigeante.

Le plan de formation, une fois établi, n’est pas figé. Il doit être évolutif en fonction de divers éléments (engagement de personnel, nouveaux objectifs, évaluations individuelles des agents...).

A l’issue de chaque année couverte par le plan de formation :

Le plan de formation sera alors réactualisé en fonction des constats ainsi établis.

La Direction générale opérationnelle Pouvoirs locaux, Action sociale et Santé est à votre disposition pour répondre aux éventuelles questions ou problèmes qui surgiraient de l’application de cette nouvelle mesure.

 

Par ailleurs, en ce qui concerne les communes de langue allemande, le Ministre des Pouvoirs locaux de la Communauté germanophone transmettra à ces communes une circulaire spécifique à ce sujet. (…)"