Date d'approbation par le Conseil : 30 mars 2017

Date d'approbation par l'Autorité de tutelle : 02 mai 2017

Entré en vigueur le 03 mai 2017

Modifications ultérieures :

- Ajout, par délibération du 31 mai 2018 (approuvé par l'Autorité de tutelle en date du 09 juillet 2018), du paragraphe suivant à l'article 12 : 

- en ce qui concerne les récupérations : «  Aucun titre-repas électronique  ne peut être octroyé pour les jours fériés, les jours entiers et demi-jour de congés, les jours entiers de maladie, les congés pour don de sang, les jours de congé de circonstances, les jours sociaux, les jours de récupération… »

- en ce qui concerne les temps partiels : « les membres du personnel fournissant des prestations à temps partiel bénéficieront de ces titres au prorata des prestations effectuées ».

1. Services administratifs, y compris la personne chargée de l’entretien de  de l’administration communale : 

En cas d’accident sur le lieu de travail, une boîte de secours est tenue à la disposition du travailleur à l’endroit suivant : le local cuisine de l’administration communale.  

La personne responsable des premiers soins est Monsieur Sylvain COLLARD, Directeur général. 

2. Les ouvriers : 

En cas d’accident sur le lieu de travail, une boîte de secours est tenue à la disposition du travailleur à l’endroit suivant : le hall d’entrée de l’atelier communal. 

La personne responsable des premiers soins est Monsieur Vincent MINET, ouvrier communal. 

3. Les auxiliaires professionnelles et les accueillantes extrascolaires des écoles communales : 

3.1 Ecole de Gimnée : 

En cas d’accident sur le lieu de travail, une boîte de secours est tenue à la disposition du travailleur à l’endroit suivant : dans l’armoire de la salle des professeurs.  

Les premiers soins seront donnés par le médecin traitant, par un pompier/ambulancier ou à l’hôpital. 

3.2 Ecole de Matagne-la-Petite : 

En cas d’accident sur le lieu de travail, une boîte de secours est tenue à la disposition du travailleur à l’endroit suivant : dans le couloir entre les deux classes maternelles. 

Les premiers soins seront donnés par le médecin traitant, par un pompier/ambulancier ou à l’hôpital.

3.3 Ecole de Vodelée : 

En cas d’accident sur le lieu de travail, une boîte de secours est tenue à la disposition du travailleur à l’endroit suivant : dans l’armoire de la petite cuisine réservée aux professeurs. 

La personne responsable des premiers soins est Madame Anne-MichèleLLEBROECK, institutrice primaire.  

Les présentes directives qu'il appartient à tout agent de respecter sont adoptées dans le but d'informer les agents sur l'usage qu'ils peuvent faire des moyens informatiques mis à leur disposition par la commune, de garantir l'intégrité du système informatique de la commune, de maintenir un environnement de travail professionnel et de protéger les informations qui sont la propriété de la commune, tout en garantissant l'équilibre des intérêts de chacun.  

1. OBJET ET PORTEE DES DIRECTIVES 

Le présent document définit la position de la commune à propos:

• de l’utilisation par l'agent des moyens de communication électroniques en réseau (accès à internet, utilisation des courriers électroniques, …); de électronique, à l'accès à internet, …), et du respect de la vie privée des agents ;
• la surveillance des données de communication en réseau (relatives au courrier électronique, à l'accès à internet, …), et du respect de la vie privée des agents ;

Par "données de communication en réseau", on entend les données relatives aux communications électroniques transitant par réseau tant interne qu'externe, entendues au sens large et indépendamment du support par lequel elles sont transmises ou reçues par un agent dans le cadre de la relation de travail. 

• de la durée de conservation et des conditions de stockage des données. 

Les présentes instructions sont applicables à l’ensemble des agents, elles constituent une annexe au règlement de travail.  

Leur violation peut donner lieu à l’application des procédures et sanctions définies selon le régime statutaire ou contractuel de l'agent, par la loi communale, le statut du personnel et le règlement de travail de la commune.  

2. RESPONSABILITES

Chaque agent est responsable de l’usage personnel des moyens informatiques mis à sa disposition. 

Il reçoit pour cet usage un code d'accès strictement personnel qu'il ne peut communiquer à autrui.     

3. PERSONNEL DE SURVEILLANCE

Seul le Directeur général a le pouvoir de constater et d'informer l'autorité communale de toute infraction aux présentes instructions et ce conformément au règlement de travail, à la procédure prévue à l'article 5 ci-après et sur instruction donnée par l'autorité communale. 

Elle ne pourra accéder qu'aux seules données dont elle a besoin pour l'exercice de cette mission et ne pourra les communiquer qu'à l'autorité communale dans le cadre de sa mission ci-avant visée.   

Dans le cadre de l'exercice de cette mission, elle est tenue à un devoir strict de confidentialité et s'expose à des sanctions en cas de violation de celui-ci.

4. MESURES DE SECURITE ET INSTRUCTIONS

L'usage des moyens informatiques (systèmes de communication en réseau: accès à internet, courriers électroniques, …) mis à disposition des agents par la commune  est en principe exclusivement professionnel.  

4.1. QUANT A L'UTILISATION DU COURRIER ELECTRONIQUE

Concernant l'utilisation du courrier électronique, la commune tolère toutefois l’usage exceptionnel et de brève durée, à des fins privées, du système de messagerie électronique, à condition que cet usage soit occasionnel, n’entrave en rien le bon fonctionnement de l'administration, la productivité et les relations sociales au sein de l'administration, ainsi que les relations extérieures à l'administration, et qu’il ne constitue pas une infraction aux présentes instructions et aux dispositions légales et réglementaires. 

S’il fait usage de cette faculté, l'agent est tenu d’indiquer, dans le sujet du message, que celui- ci a un caractère privé. Il doit en outre supprimer, dans le corps du message, toute mention relative à la commune (telle que la signature automatique) et toute autre indication qui pourrait laisser croire que le message est rédigé par l'agent dans le cadre de l’exercice de ses fonctions. 

Dans le cadre de leurs relations professionnelles, les agents sont tenus d'utiliser exclusivement leur adresse électronique professionnelle.   En aucun cas, le courrier électronique ne pourra être utilisé à l'une des fins prohibées décrites au point 4.3 ci-après. En cas d'utilisation non autorisée du courrier électronique, la commune ne pourra être tenue pour responsable du contenu des messages envoyés ou reçus par les agents.  

4.2. UTILISATION D’INTERNET

La commune fournit à ses agents l’accès à internet à des fins professionnelles.

Toutefois, l’exploration d’internet dans une optique d’apprentissage et de développement personnel est acceptée, mais ne peut en rien porter atteinte au bon fonctionnement du réseau ou à la productivité de l'agent.  Lorsqu’ils parcourent l'internet, les agents doivent respecter les dispositions visées au point 4.3 ci-après. 

La commune n’assume aucune responsabilité à l’égard de ses agents en ce qui concerne les sites visités et le contenu de ceux-ci. 

La commune se réserve le droit de bloquer à tout moment et sans avertissement préalable l’accès à certains sites ou type de fichiers.  

4.3. ACTIVITES PROHIBEES

Considérant que le matériel informatique est la propriété de la commune, que sa responsabilité peut être engagée du fait de l'usage qui en serait fait par les agents¹  et qu'il est nécessaire d'assurer le bon fonctionnement de l'infrastructure informatique de la commune, il est interdit d'utiliser des moyens de communication électroniques en réseau notamment en vue de:

• la diffusion ou le téléchargement de données protégées par le droit d’auteur, en violation des lois protégeant le droit d’auteur ;
• la retransmission de messages électroniques en l’absence dans des circonstances de nature à porter préjudice à la commune ou à l’auteur du message originel ;
• l’envoi de messages ou la consultation de sites de jeux ou de sites internet dont le contenu est susceptible de porter atteinte à la dignité d’autrui, notamment l’envoi de messages ou la consultation de sites racistes, révisionnistes, érotiques ou pornographiques, de même que les sites prônant la discrimination sur base du sexe, de l’orientation sexuelle, du handicap, de la religion, des convictions philosophiques ou politiques d’une personne ou d’un groupe de personnes ;
• la diffusion d'informations confidentielles aux agents, sauf dans le cadre strict de la conduite des dossiers de la commune ;
• l’utilisation des systèmes de d’une activité professionnelle ou politique étrangère à la relation de travail liant l’employé à la commune ;
• la commande de biens et services destinés à placements boursiers, etc.) ;
• la participationà un "forum de discussion" au départ de l'infrastructure ou "newsgroup", qui ne soit pas professionnel ;
• l’envoi ou la réception sollicitée de messages/images d'un volume excédant 10 MB, sauf dans les cas où l'exercice de la fonction le requiert ;
• l’envoi et/ou, en cas de réception, l’ouverture de fichiers exécutables (.EXE), en raison de la menace sérieuse qu’ils constituent pour la stabilité et la sécurité du réseau de la commune (virus, etc.), de même que le téléchargement de programmes, sauf dans les cas où l'exercice de la fonction le requiert ;
• la participation à des "chaînes de lettres", "pyramides" et procédés analogues ;
• plus généralement, l’utilisation des moyens de communication électroniques en réseau  dans le cadre d’une activité illégale, qu’elle quelle soit.  

5. SURVEILLANCE DES DONNEES DE COMMUNICATION EN RESEAU ET PROTECTION DE LA VIE PRIVEE DES AGENTS 

Le matériel informatique est propriété de la commune. 

La commune est fortement attachée au principe du respect de la vie privée des agents sur le lieu de travail et respecte par conséquent les principes contenus dans la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements des données à caractère personnel. 

Lorsqu'elle effectue un contrôle des données de communication en réseau, la commune s’engage à le réaliser dans le respect des principes de finalité, de proportionnalité et de transparence tels que prévus dans cette loi.  

5.1. PRINCIPES DE FINALITE 

Le contrôle des données de communication électroniques en réseau ne peut se réaliser que pour autant que l’une ou plusieurs des finalités suivantes est ou sont poursuivies:

• la sécurité et/ou le bon fonctionnement technique des systèmes informatiques en réseau de la commune, ainsi que la protection physique des installations de la commune ;
• la prévention de faits illicites ou diffamatoires, de faits contraires aux bonnes mœurs ou susceptibles de porter atteinte à la dignité d’autrui ;
• le respect de bonne foi des principes et règles d’utilisation des technologies en réseau tels que fixés dans le présent document ;
• la protection de la réputation, des intérêts économiques et financiers de la commune.

5.2. PRINCIPES DE PROPORTIONNALITE 

La commune respecte le principe de proportionnalité dans la poursuite de ces finalités. 

Le contrôle des données de communication ne peut entraîner une ingérence dans la vie privée du travailleur ou tout au moins qu'une ingérence réduite au minimum.  

Ainsi, ne seront collectées en vue du contrôle que les données de communication électroniques en réseau qui sont nécessaires, indispensables au contrôle et qui ont un caractère adéquat, pertinent et non excessif par rapport à/aux finalités poursuivies.    

5.3. PRINCIPES DE TRANSPARENCE

Les modalités du contrôle définies dans les présentes instructions sont portées à la connaissance de tous conformément aux règles applicables dans la commune  pour l'adoption du règlement de travail mais aussi de manière individuelle.  

5.4. MODES DE CONTROLE

Les données de communication électroniques en réseau collectées font l'objet d'un examen périodique. La liste des données ainsi collectées ne fait pas directement mention de l'identité de l'agent/des ordinateurs. Elle est régulièrement évaluée par la commune. 

Le contrôle des données est réalisé de manière générale, dans un premier temps. Ce contrôle peut notamment porter sur la liste des sites Web visités, la durée de connexions et le moment des visites, etc.  

Lorsque, à l'occasion de ce contrôle général ou au départ d'autres sources d'information, il est constaté une anomalie ou un usage interdit du système de communications électroniques en réseau, la personne visée à l'article 3 en informe l'autorité communale dans les meilleurs délais. Cette dernière se réserve le droit, dans le cadre de la poursuite des finalités décrites ci- dessus, de procéder à l'identification de l'agent concerné, conformément à la procédure d'individualisation décrite au point 5.5 ci-dessous.  

5.5. MESURES D'INDIVIDUALISATION

Par "individualisation", on entend le traitement des données collectées lors d'un contrôle en vue de les attribuer à un agent identifié ou identifiable. 

5.5.1. Individualisation directe

La commune  procédera à une individualisation directe de l'agent si elle suspecte ou a constaté:

• une menace à la sécurité et/ou au bon fonctionnement technique des systèmes informatiques en réseau de la commune, ainsi que la protection physique des installations de la commune ;
• la commission de faits illicites ou diffamatoires, de faits contraires aux bonnes mœurs ou susceptibles de porter atteinte à la dignité d'autrui ;
• la violation des intérêts économiques et financiers de la commune

5.5.2. Individualisation indirecte 

S'il est suspecté ou constaté un manquement aux présentes directives ou une anomalie dans l'utilisation des données de communication électroniques, la personne visée à l'article 3 en informe l'autorité communale dans les meilleurs délais. Cette dernière en avertira l'ensemble des agents et les informera également qu'une individualisation directe des données de communication électroniques en réseau sera effectuée lorsqu'une nouvelle anomalie de même nature sera constatée.    

6. DROITS DE L'AGENT 

6.1. DROIT D'ACCES AUX DONNEES 

Dans le cadre des présentes directives, l'agent a le droit de prendre connaissance de toute information le concernant ayant fait l'objet d'un enregistrement par la commune.  L'agent a le droit de recevoir une copie des données enregistrées le concernant dans un délai d'un mois après qu'il en a formulé la demande écrite auprès de la commune.  

6.2. DROIT DE RECTIFICATION 

L'agent a le droit d'obtenir la rectification de toute donnée enregistrée inexacte le concernant. Dans le mois qui suit l'introduction de la demande écrite, la commune communiquera sa position ou, le cas échéant, les rectifications apportées aux données relatives à l'agent.  

6.3. DROIT DE SUPPRESSION

L'agent a le droit d'obtenir la suppression de toute donnée enregistrée le concernant qui, compte tenu des finalités du traitement :

• est inexacte ou ;
• dont l'enregistrement, la communication ou la conservation sont légalement interdits ou ne respectent pas les présentes directives ou ;
• qui a été conservée au-delà d'une période raisonnable, prenant fin un an après la fin des relations de travail entre les parties.

Dans le mois qui suit l'introduction de la demande par écrit, la commune communiquera à l'agent la suite qui a été donnée à sa demande.

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¹ L’attention des agents est attirée sur le fait que la plupart des sites internet qu’ils visitent gardent une trace de leur passage. Dans certains cas, ces sites identifient précisément la provenance du visiteur et son identité électronique (en l’occurrence, celle de la commune).